Documentation Vernelys

Il s'agit d'une utilisation classique d'un agent conversationnel, semblable à ceux proposés sur le web par les éditeurs de LLM (Gemini, ChatGPT, Claude), à quelques différences près. La page est composée d'éléments visuels au centre haut de la page principale. En dessous se situe la barre de saisie, composée d'un champ de texte ainsi que de sept boutons permettant chacun une action précise.

Le bouton « + » permet d'ajouter des fichiers à la conversation afin qu'ils soient inclus dans le contexte et le prompt traité par le LLM. Les formats autorisés sont : .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .xls, .eml, .msg et .mp3. Les fichiers sont également intégrables par glisser-déposer dans la barre de chat, et les captures d'écran via la commande « Coller ».

Le bouton « Web » permet d'activer ou de désactiver la recherche sur le web. Par défaut, cette fonction est désactivée, ce qui signifie que la requête et le prompt ne sont pas en relation directe avec le web : l'interaction reste purement entre le modèle d'IA et la plateforme, et la connaissance du modèle est donc limitée à sa dernière date d'entraînement. En revanche, lorsque cette option est activée, le modèle a accès en temps réel à l'ensemble du web et dispose ainsi du niveau de connaissance le plus à jour.

Le bouton « Prompt » permet, via le gestionnaire de prompts, de réutiliser en deux clics un prompt enregistré par vous ou par votre organisation. Cela évite de réécrire un prompt complet pour une requête récurrente et garantit un résultat toujours adapté. Exemple : un prompt d'aide à la rédaction d'un e-mail professionnel.

Le bouton « Agent » est décrit dans la section consacrée aux agents documentaires.

Le sélecteur de modèle permet de choisir l'éditeur d'IA qui traitera votre requête. Les éditeurs disponibles sont : Gemini (Google), Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI), Mistral (Mistral) et Grok (xAI).

Le bouton « Micro » permet de dicter son prompt au lieu de le saisir. Enfin, le bouton d'envoi permet de soumettre la requête pour traitement.

Une fois la requête envoyée, la page change de nature : votre requête apparaît en haut, suivie de la réponse du LLM. Si le modèle s'est appuyé sur des sources internet, celles-ci sont directement consultables dans sa réponse. Vous pouvez ensuite poursuivre la conversation pour approfondir les mêmes sujets, et la recherche web peut être activée ou désactivée à tout moment.

L'historique des conversations se trouve dans le volet à gauche de l'écran. Pour démarrer une nouvelle conversation, il suffit de cliquer sur le logo en haut à gauche ou sur le bouton « Nouvelle conversation ».

L'agent documentaire s'utilise via l'écran principal et la barre de chat, mais se configure depuis la page « Gérer les agents ».

Côté utilisateur, la gestion des agents se limite à deux actions : créer ou gérer un agent documentaire, et le partager. Pour la création, deux possibilités s'offrent à vous : soit vous importez des fichiers, ce qui crée une base de connaissances fixe que vous devrez alimenter manuellement, soit vous connectez votre agent à une source de connaissances évolutive (un dossier SharePoint ou Google Drive). Vous pouvez définir la fréquence de mise à jour des connaissances de l'agent liée à cette source. Une fois votre agent personnel configuré, vous pouvez le partager avec une ou plusieurs personnes de votre organisation. Les formats de fichiers autorisés sont : .pdf, .docx, .pptx, .xlsx, .xls, .eml, .msg et .mp3.

Une fois que vous disposez d'une bibliothèque d'agents documentaires, vous pouvez les interroger directement depuis la barre de chat de la page principale grâce au sélecteur d'agent. Lorsqu'un agent est activé, la recherche web est automatiquement désactivée, ce qui garantit la confidentialité des documents.

La réponse s'affiche sous la même interface que pour un chat générique, avec les sources citées et la possibilité de visualiser directement le document source dans le volet de droite.

Ce module permet d'enregistrer des réunions, des formations ou des discussions, qu'elles soient en présentiel ou en distanciel, et de produire à partir de ces enregistrements : un transcript avec identification des intervenants, une synthèse générée automatiquement, un ordre du jour, les tâches à effectuer (et par qui), ainsi qu'un compte rendu complet rédigé selon un modèle de réunion personnalisable. Il est ensuite possible de partager ce compte rendu aux participants, de transmettre la réunion à un autre membre de l'organisation et d'alimenter un agent documentaire avec la réunion, le transcript et le compte rendu.

Pour l'enregistrement, trois possibilités s'offrent à vous. Si la réunion se tient en présentiel, vous pouvez l'enregistrer facilement avec votre téléphone ou votre ordinateur via le bouton prévu à cet effet, ou importer après coup le fichier d'enregistrement dans la plateforme. Si c'est une réunion Teams ou Meet, vous pouvez coller directement le lien de la réunion dans le champ prévu à cet effet : un bot « Prise de note » apparaîtra alors dans votre réunion et enregistrera à votre place. Enfin, vous pouvez synchroniser votre agenda avec la plateforme afin que les bots d'enregistrement rejoignent automatiquement vos réunions Teams et Meet, sauf si vous choisissez de les désactiver.

Une fois la réunion terminée ou le fichier vidéo importé, vos réunions apparaissent dans le volet gauche de la page principale du module. Pour chacune, vous pouvez la renommer ou la partager avec un collaborateur, par exemple pour déléguer la revue et le partage du compte rendu. En cliquant sur une réunion, le transcript intégral s'affiche à gauche de l'écran. Vous devez alors identifier les intervenants ayant participé ; si ces intervenants ont déjà participé à d'autres réunions par le passé, ils seront automatiquement reconnus par l'outil. La désactivation de la reconnaissance vocale pour votre voix est paramétrable depuis la page « Mon profil » ; l'administrateur peut également supprimer les empreintes vocales des intervenants depuis l'espace administrateur.

Une fois les intervenants identifiés, la génération de l'ensemble des sections de droite se lance automatiquement. Vous avez la main sur chaque section pour supprimer, modifier ou ajouter des éléments. Vous pouvez également regénérer le compte rendu selon un modèle personnalisé via le bouton associé. Enfin, vous pouvez facilement envoyer le compte rendu par e-mail et alimenter un agent documentaire auquel vous avez accès.

Ce module, destiné aux experts-comptables et aux commissaires aux comptes, permet de centraliser les PV juridiques de leurs dossiers dans une base de données structurée où la navigation entre groupements, sociétés, exercices et PV est facilitée au maximum. Il permet également d'obtenir automatiquement un résumé détaillé des PV transmis, ce qui facilite une revue rapide des éléments aux moments clés des missions réalisées sur le dossier.

La création des dossiers et leur affectation aux différentes personnes se gèrent côté administrateur. L'ajout des PV juridiques se fait par les utilisateurs dans le module associé. Sur la partie gauche de la page principale figurent les PV importés mais non encore validés par un administrateur. Sur la droite se trouve la liste intégrale des groupements et des sociétés affectés à votre profil utilisateur.

Pour consulter et ajouter de nouveaux PV, accédez à une société, cliquez sur « Ajouter des PV », importez vos documents et lancez le traitement. En fonction des dates, les PV devraient être rattachés automatiquement aux bons exercices ; si ce n'est pas le cas, il est possible de les réaffecter manuellement. Vous pouvez ensuite retrouver les PV et leurs résumés directement sur une société, avec la possibilité de modifier le PV puis de le valider pour marquer la supervision et le traitement complet du document.

Dans la section Ressources, il est possible de paramétrer quatre éléments. Le premier concerne les éditeurs d'IA disponibles pour les utilisateurs : par défaut, ils sont au nombre de cinq (Gemini de Google, Claude d'Anthropic, ChatGPT d'OpenAI, Mistral de Mistral et Grok de xAI), mais l'administrateur peut choisir d'en retirer certains pour en favoriser d'autres.

L'administrateur peut ensuite créer, modifier ou supprimer les modèles de compte rendu de réunion ; par défaut, Vernelys en propose cinq, à vous de les faire évoluer ou d'en ajouter. Sur le même principe, l'administrateur gère les prompts partagés disponibles pour les utilisateurs (Vernelys en a créé trois par défaut). Enfin, c'est ici que l'administrateur peut supprimer les identités vocales des participants aux réunions traitées sur la plateforme.

Dans le menu « Profils et droits », l'administrateur ajoute les utilisateurs et peut les classer par profils en fonction du poste, du service, du grade, etc. Pour créer un profil ou un utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton approprié et de suivre les instructions.

Le menu « Agents documentaires » permet de gérer les agents créés par l'organisation à destination d'un large nombre d'utilisateurs (formations, documentations, procédures, etc.). L'administrateur peut y associer une base de données figée ou la lier à un dossier SharePoint ou Google Drive selon les besoins. La gestion passe ensuite par le choix du public ayant accès à l'agent. Les autres paramètres sont sensiblement les mêmes que pour la création d'un agent côté utilisateur.

Le menu « Configuration dossiers clients », destiné aux experts-comptables et commissaires aux comptes, permet de renseigner et de paramétrer les dossiers clients afin d'utiliser le module PV juridiques et les prochains modules à venir. Sont répertoriés ici les groupements de sociétés et les sociétés individuelles ; certains renseignements sont demandés, comme la date de clôture comptable.

Les cinq exercices précédents sont créés automatiquement si la case « Société nouvellement créée » n'est pas cochée. Il revient à l'utilisateur d'indiquer les éventuels changements de date de clôture, passés ou actuels. L'administrateur choisit ici les profils d'utilisateurs ayant accès à chaque dossier.

Huit fonctionnalités qui vous permettent de gagner en confort et en efficacité sur vos tâches du quotidien.

• Somme : calcule la somme d'une plage et insère le résultat dans la cellule active.
• Bascule Aa : convertit le texte des cellules sélectionnées en majuscules ou minuscules.
• Changement de signe : inverse le signe (+ / −) des valeurs numériques sélectionnées.
• Arrondi à l'unité : encapsule les formules avec ARRONDI(…;0). Le sous-menu permet de retirer l'arrondi.
• Si erreur : encapsule les formules avec SIERREUR(…;0) ou SIERREUR(…;""). Sous-menu pour retirer.
• Nettoyer les espaces : supprime les espaces superflus (début, fin, doublons) des cellules sélectionnées.
• Audit formules : détecte dans une plage les cellules contenant des valeurs en dur plutôt que des formules.
• Audit nombres magiques : détecte les formules contenant des littéraux numériques codés en dur (ex. =A1 + B2 − 15000).

Deux commandes complètent le groupe :

• Plus d'outils : affiche ou masque les outils secondaires pour épurer le ruban.
• Retour arrière : annule la dernière action, avec compteur de pile.

Embarquez vos PDF directement dans le classeur Excel et extrayez-en le contenu sans changer d'application. Pensez à enregistrer au format .xlsx ou .xlsm pour conserver les fichiers liés : les fichiers embarqués voyagent avec le fichier. Pour l'utilisation, commencez par ajouter des fichiers PDF dans le classeur ; pour cela, deux possibilités : soit vous les importez depuis vos fichiers présents sur le poste, soit vous les chargez depuis votre SharePoint ou votre Google Drive.

Une fois embarqués, vos fichiers sont passés dans un OCR natif de votre système d'exploitation s'il s'agit d'un scan ; si la qualité ne vous satisfait pas, vous pouvez l'améliorer via le bouton destiné à cet effet dans l'aperçu. L'aperçu permet de visualiser les PDF. Cette visionneuse peut être élargie ou ouverte dans une autre fenêtre. Depuis cette visionneuse, vous faites des extractions soit de texte, soit de nombres, soit de tableaux en fonction de la fonction utilisée, et ces données sont écrites dans le classeur Excel avec un lien qui est fait automatiquement et durablement entre l'extraction et la cellule. Sur ces extractions, vous pouvez ajouter des commentaires, et le superviseur peut valider ou refuser la donnée extraite.

Dans cette section sont rangées toutes les matrices personnelles de l'utilisateur, qui va pouvoir les utiliser à tout moment depuis Excel. Ces matrices peuvent être partagées à l'organisation, ce qui permet à tout le monde de pouvoir les utiliser depuis son interface. On trouve également dans cette bibliothèque, et sur le même principe, des modèles d'extraction de données depuis des fichiers précis ; ces modèles peuvent être gardés personnels comme partagés à l'organisation.

Cette section est composée de deux éléments : un index qui répertorie tous les raccourcis clavier natifs de l'application, puis un gestionnaire qui permet à la fois de créer, modifier et supprimer ses propres raccourcis clavier en associant une action à une combinaison propre. Il suffit, pour la création, de sélectionner l'action à lier, de choisir sa combinaison puis d'enregistrer. Vos raccourcis vous suivent sur tous vos fichiers en permanence.

Pour nos clients experts-comptables et commissaires aux comptes, cette section permet d'accéder à trois outils spécifiques aux missions d'audit et de révision.

Le premier, Audit TVA, permet à partir de déclarations de TVA CA3 d'obtenir un tableau dans une nouvelle feuille Excel avec l'ensemble des informations relatives à chaque déclaration. Le second, Sondage factures, permet à partir d'un pool de factures d'obtenir une liste avec les données de chaque facture qui aura été extraite. Et le troisième permet de faire le rapprochement entre un grand livre comptable et des factures.

Cette section est disponible uniquement pour les clients pour lesquels nous avons développé des solutions et des outils sur mesure. Ces applications sont alors disponibles depuis ce bouton.

Cette section permet d'avoir accès à deux agents conversationnels de deux catégories différentes. L'un pour tout ce qui est générique : il va pouvoir lire, analyser et modifier les données, la mise en forme, la cohérence, etc., et également générer des choses. L'autre, nommé « Développeur », permet de lire, modifier et créer du code VBA, ce qui permet de créer des matrices complexes à partir d'une requête en langage naturel.

Les boutons de cette section permettent d'accéder à la présente documentation, au contact pour demander de l'aide ou reporter un bug, et de paramétrer différentes variantes du complément.

Embarquez vos PDF directement dans votre document Word et extrayez-en le contenu sans changer d'application. Pensez à enregistrer au format .docx ou .docm pour conserver les fichiers liés : les fichiers embarqués voyagent avec le fichier. Pour l'utilisation, commencez par ajouter des fichiers PDF dans le document ; pour cela, deux possibilités : soit vous les importez depuis vos fichiers présents sur le poste, soit vous les chargez depuis votre SharePoint ou votre Google Drive.

Une fois embarqués, vos fichiers sont passés dans un OCR natif de votre système d'exploitation s'il s'agit d'un scan ; si la qualité ne vous satisfait pas, vous pouvez l'améliorer via le bouton destiné à cet effet dans l'aperçu. L'aperçu permet de visualiser les PDF. Cette visionneuse peut être élargie ou ouverte dans une autre fenêtre. Depuis cette visionneuse, vous faites des extractions soit de texte, soit de nombres, soit de tableaux en fonction de la fonction utilisée, et ces données sont écrites dans la page avec un lien qui est fait automatiquement et durablement entre l'extraction et l'écriture. Sur ces extractions, vous pouvez ajouter des commentaires, et le superviseur peut valider ou refuser la donnée extraite.

Dans cette section sont rangés tous les modèles personnels de l'utilisateur, qui va pouvoir les utiliser à tout moment depuis Word. Ces modèles peuvent être partagés à l'organisation, ce qui permet à tout le monde de pouvoir les utiliser depuis son interface. On trouve également dans cette bibliothèque, et sur le même principe, des modèles de style Word, notamment pour des documents officiels d'entreprise (couleurs, police, etc.) ; ces modèles peuvent être gardés personnels comme partagés à l'organisation.

Cette section est composée de deux éléments : un index qui répertorie tous les raccourcis clavier natifs de l'application, puis un gestionnaire qui permet à la fois de créer, modifier et supprimer ses propres raccourcis clavier en associant une action à une combinaison propre. Il suffit, pour la création, de sélectionner l'action à lier, de choisir sa combinaison puis d'enregistrer. Vos raccourcis vous suivent sur tous vos fichiers en permanence.

Cette section est disponible uniquement pour les clients pour lesquels nous avons développé des solutions et des outils sur mesure. Ces applications sont alors disponibles depuis ce bouton.

Cette section permet d'avoir accès à deux agents conversationnels de deux catégories différentes. L'un pour tout ce qui est générique : il va pouvoir lire, analyser et modifier les données, la mise en forme, la cohérence, etc., et également générer des choses. L'autre, nommé « Développeur », permet de lire, modifier et créer du code VBA, ce qui permet de créer des matrices complexes à partir d'une requête en langage naturel.

Les boutons de cette section permettent d'accéder à la présente documentation, au contact pour demander de l'aide ou reporter un bug, et de paramétrer différentes variantes du complément.

Le complément Outlook permet de travailler directement sur le mail en cours sans quitter sa messagerie. L'utilisateur peut demander à l'IA de lire, corriger, modifier ou rédiger un message, selon son besoin, afin de gagner du temps dans la préparation et la relecture de ses échanges.

Une bibliothèque de prompts est mise à disposition pour retrouver rapidement des consignes prêtes à l'emploi. L'utilisateur peut y stocker ses propres prompts, les réutiliser à tout moment et enrichir progressivement sa base de travail selon ses usages.

L'utilisateur peut sélectionner le modèle d'IA qu'il souhaite utiliser en fonction de la tâche à réaliser, du niveau de précision attendu ou de ses préférences d'usage.

Depuis le complément Outlook, l'utilisateur peut également consulter les agents documentaires disponibles sur la plateforme afin d'interroger ses bases documentaires et d'exploiter plus facilement les informations utiles dans la rédaction de ses mails.